Cyfryzacja księgowości – proces i korzyści

Prawdopodobnie znacie pojęcie cyfryzacji danych w kontekście świata IT. A co z cyfryzacją księgowości – czy wiecie, co kryje się pod tym pojęciem i jak zautomatyzować oraz uprościć procesy księgowe? W tym artykule odpowiemy na te pytania. Po przeczytaniu tego artykułu zrozumiecie, jak wygląda księgowość cyfrowa i internetowa, i przekonacie się, że jest to właściwa droga dla Waszej firmy.

Najczęstsze problemy w księgowości

Czy wiesz dokładnie, jak wyglądają procesy księgowe w Twojej firmie? Najczęściej spotykamy się u naszych klientów z następującymi problemami:

• Brakuje dokumentów dla księgowego i nie jest jasne, kto, kiedy i w jaki sposób przekazał rachunki.
• Nie wyznaczono osoby odpowiedzialnej za gromadzenie wszystkich dokumentów księgowych.
• Każdy pracownik musi osobno przekazywać dokumenty księgowemu lub wysyłać je pocztą.
• Cała archiwizacja dokumentów odbywa się w formie papierowej.
• Dokumenty trzeba skanować, kopiować i umieszczać w segregatorach.

Czy ten system wydaje się Państwu znajomy? Jeśli tak, powinni Państwo wiedzieć, że istnieje rozwiązanie, które przekształci Państwa księgowość w system bezpapierowy i ułatwi poszczególne procesy księgowe. Pozwoli to Państwu zaoszczędzić koszty, uniknąć niepotrzebnych błędów, a przede wszystkim zaoszczędzić czas.

Pojęcie cyfryzacji księgowości

Pod pojęciem cyfryzacji księgowości lub księgowości online należy rozumieć proces, w którym najpierw wszystkie dokumenty księgowe są przekształcane do postaci elektronicznej, a następnie są one przetwarzane w sposób zautomatyzowany: dzięki temu dokumenty są szybciej zatwierdzane, księgowane, a także archiwizowane za pomocą wybranego systemu. Dzięki cyfryzacji zyskują Państwo natychmiastowy dostęp do wyników księgowych oraz lepszą kontrolę nad procesem przetwarzania dokumentów księgowych.

Cyfryzacja księgowości w 4 krokach

1. Gromadzenie danych

Jeśli zdecydujesz się na cyfryzację księgowości, musisz najpierw skonfigurować prosty i szybki proces gromadzenia oraz przesyłania danych. Innymi słowy, konieczne jest zebranie dokumentów w jednym miejscu. Do tych celów najczęściej wykorzystuje się bezpieczne przechowywanie w chmurze, które musi spełniać wszystkie czeskie i europejskie normy.

Niewątpliwą zaletą chmury jest to, że nie musisz martwić się o to, gdzie aktualnie się znajdujesz. Dokumenty możesz przesłać z dowolnego miejsca, o dowolnej porze i w dowolny sposób. Wystarczy je przekształcić w formę cyfrową – poprzez sfotografowanie lub zeskanowanie – a następnie po prostu przesłać za pomocą komputera lub e-maila do magazynu danych.

2. Przetwarzanie dokumentów – pozyskiwanie danych

Przechowalnię w chmurze należy połączyć z systemem, w którym odbywa się automatyczne przygotowywanie wszystkich dokumentów do późniejszego zatwierdzenia i przetwarzania. Innymi słowy chodzi o ekstrakcję treści z otrzymanych dokumentów. Zajmuje się tym sztuczna inteligencja, która potrafi automatycznie odczytywać informacje z faktur i innych dokumentów. Dzięki temu księgowi nie muszą ręcznie przepisywać informacji ani zasadniczo ręcznie edytować wyodrębnionych danych.

Liczba błędów jest zazwyczaj minimalna, co pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu. Dokumenty cyfrowe są następnie zapisywane w postaci ustrukturyzowanych danych w celu dalszej edycji.

3. Zatwierdzanie i księgowanie

Zapisane dokumenty można teraz w prosty sposób edytować, przypisywać do nich zlecenia lub priorytety płatności. Sam proces zatwierdzania ma zazwyczaj kilka poziomów, a pracę można podzielić między kilka osób. W momencie zatwierdzenia dokumentu elektronicznego jest on automatycznie księgowany w zsynchronizowanym systemie księgowym. W idealnym przypadku księgowanie odbywa się poprzez potwierdzenie wcześniej przygotowanych danych.

4. Archiwizacja

Zksięgowane dokumenty są natychmiast przechowywane w celu długoterminowej archiwizacji. Dokumenty są opatrzone kwalifikowanymi stemplami czasowymi i podpisami na potrzeby audytu.

Główne zalety księgowości online

Oszczędność czasu związana z ręcznym wprowadzaniem danych oraz niższe koszty przetwarzania faktur to bynajmniej nie jedyne korzyści. Cyfrowe księgowanie zapewnia również inne zalety:

Dzięki cyfrowemu księgowaniu zaoszczędzisz

Jeśli zdecydujesz się na księgowość online, nie oczekuj zmian z dnia na dzień. Z doświadczenia wiemy, że prawidłowe skonfigurowanie systemów i wdrożenie nowych procesów może zająć nawet kilka miesięcy.

Jedno jest jednak pewne – wynikające z tego oszczędności czasu i kosztów są tego warte. Dzięki księgowości online eliminowane są błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych. Nie dochodzi do powielania dokumentów, faktur nie trzeba przesyłać ponownie e-mailem – wszystko jest przetwarzane w jednym miejscu. W rezultacie procesy księgowe stają się uproszczone i ujednolicone.

Nie wahaj się skontaktować z nami, jeśli rozważasz cyfryzację księgowości firmowej. W ten sposób zaoszczędzicie Państwo większość pracy ręcznej związanej z dokumentami oraz związane z tym koszty. Jednocześnie będziecie Państwo mieli wgląd i kontrolę nad swoją księgowością w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca, również dzięki nowoczesnym raportom finansowym w Power BI, które udostępniamy naszym klientom. Wystarczy skontaktować się z nami za pomocą poniższego formularza.