Dobry księgowy pozwala zaoszczędzić pieniądze i nerwy: jak właściwie go wybrać?

Niezawodny partner księgowy to nie tylko pozycja w kosztach – to inwestycja, która zapewnia spokój i czas na rozwój firmy. Na początku, jako osoba prowadząca działalność gospodarczą, być może wystarczy Ci arkusz w Excelu, ale wraz z rejestracją jako płatnik VAT zasady gry ulegają zmianie. Po czym rozpoznać profesjonalistę, który zadba o terminy i pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze nie tylko na podatkach?

Kiedy nie opłaca się już samodzielnie zajmować się księgowością?

Samodzielne prowadzenie księgowości ma sens tylko na początku działalności gospodarczej: gdy masz minimalną liczbę dokumentów, nie jesteś płatnikiem VAT i korzystasz z ryczałtowych wydatków lub podatku ryczałtowego. Jednak wraz z rozwojem firmy rośnie ryzyko popełnienia kosztownych błędów.

W momencie, gdy rośnie liczba zleceń, rosną koszty, a nawet zatrudniasz pracowników, księgowość warto powierzyć profesjonalistom.

Gdy więc poczujesz, że księgowość zabiera Ci cenny czas i energię, które mógłbyś zainwestować w rozwój swojej firmy, najwyższy czas to zlecić.

Kiedy następuje punkt zwrotny?

• Rozwój i obowiązek płacenia podatku VAT: Czy jako osoba prowadząca działalność gospodarczą zbliżasz się do limitu wymagającego obowiązkowej rejestracji jako płatnik VAT? W tym momencie pojawiają się raporty kontrolne, terminy nieubłaganie się skracają, a administracja gwałtownie rośnie.
• Klienci zagraniczni i osoba zidentyfikowana: Czy zacząłeś sprzedawać usługi za granicę, kupować reklamy na Facebooku, w Google, czy też nabyłeś licencję na Canva lub inne zagraniczne oprogramowanie z kraju UE? Stajesz się tzw. osobą zidentyfikowaną. Administracja nagle się komplikuje, a ewentualne błędy będą kosztowne.
• Czas to pieniądz: papierkowa robota zabiera Ci godziny, które możesz znacznie lepiej wykorzystać na pracę dla klientów lub rozwój swojej firmy.

Samodzielna księgowa czy biuro rachunkowe?

Jeśli zdecydujesz się zlecić prowadzenie księgowości, stoisz przed wyborem: freelancer czy renomowana firma? Obie opcje mają swoje zalety i wady, a dla Ciebie jako osoby prowadzącej działalność gospodarczą obie mogą być odpowiednie. Zależy to od Twoich preferencji.

Księgowy freelancer

• Zalety: Osobiste i nieformalne podejście, bezpośrednia komunikacja (zawsze wiesz, do kogo dzwonisz), często nieco niższa cena.

• Wady: Ograniczona dostępność. Jeśli księgowy zachoruje np. w okresie rozliczeń podatkowych lub przejdzie na emeryturę, masz problem. Zaplecze technologiczne również nie zawsze musi być na najwyższym poziomie.

Biuro rachunkowe

• Zalety: Zastępowalność. W biurze księgowym zawsze znajdzie się ktoś, kto przejmie Twoją sprawę. W zespole są specjaliści z różnych dziedzin (płace, VAT, opodatkowanie międzynarodowe), mają ustalone mechanizmy kontrolne i zazwyczaj pracują z nowoczesnym oprogramowaniem.

• Wady: Wyższe koszty początkowe i czasami nieco bardziej formalne podejście.

Jak właściwie wybrać księgowego dla swojej firmy?

Wybór księgowego nie polega tylko na tym, kto wypełni za Ciebie zeznanie podatkowe. Szukasz niezawodnego partnera, który będzie Cię wspierał, dlatego zapytaj o następujące kwestie:

Komunikacja jest podstawą udanej współpracy

Współpraca powinna zawsze opierać się na umowie, która określa zakres usług, cenę, odpowiedzialność za błędy oraz sposób komunikacji. Jak wygląda współpraca z księgowymi w praktyce?

Ustalanie warunków współpracy ma swoje jasne etapy, dzięki czemu od samego początku wiesz, na czym stoisz:

• Wstępna konsultacja: księgowy powinien zrozumieć Państwa działalność i potrzeby.
• Ustalanie warunków współpracy: zakres usług, ceny i procesy.
• Regularne przekazywanie dokumentów: uzgadniasz z księgowymi, w jakich odstępach czasu będziesz im przekazywać faktury, rachunki i inne dokumenty księgowe.
• Przetwarzanie i kontrola dokumentów: specjalista sprawdzi poprawność faktur, poinformuje Cię o ewentualnych brakujących danych i na bieżąco zaksięguje wszystko.
• Wyniki: raporty, podatek VAT, zeznania podatkowe, sprawozdania finansowe.
• Bieżące konsultacje: dyskusja na temat zmian, planowanie kolejnych kroków, zwracanie uwagi na potencjalne ryzyka.

Jak wybrać niezawodnego partnera?

Jako osoba prowadząca działalność gospodarczą nie powinieneś tolerować pewnych rzeczy. Jeśli zauważysz poniższe sygnały, lepiej poszukaj usług księgowych gdzie indziej:

• Podejrzanie niska cena: Często oznacza to, że księgowy stawia na ilość, nie ma czasu na indywidualne podejście, a w cenie nie uwzględnił rezerw na ubezpieczenie czy szkolenia.
• Brak umowy: Nigdy nie współpracuj bez pisemnej umowy, która określa ramy współpracy i odpowiedzialność za błędy.
• Cisza: Zbliża się termin rozliczenia podatku VAT, a Państwa księgowy już trzeci dzień nie odbiera telefonów i nie odpowiada na e-maile? To koszmar, którego jako przedsiębiorca chcą Państwo uniknąć.

Chętnie przygotujemy dla Ciebie ofertę prowadzenia księgowości

Jeśli outsourcing księgowości w Twojej firmie ma sens, skontaktuj się z nami. Zapewniamy zewnętrzne prowadzenie księgowości dla osób prowadzących działalność gospodarczą oraz firm. Zleć nam obsługę płac, skorzystaj z doradztwa podatkowego lub skorzystaj z naszych innych usług. Wystarczy wypełnić poniższy formularz kontaktowy, a my przygotujemy dla Ciebie niezobowiązującą ofertę.