Rodzaje i wymagania dokumentów księgowych i podatkowych

Dokument księgowy a podatkowy - co to jest i kiedy się go stosuje?

Dokument księgowy to dokument, który rejestruje transakcję finansową, taką jak sprzedaż lub zakup. Służy on po prostu jako dowód tego, co jest rejestrowane w dokumentacji księgowej. Przykładem dokumentu księgowego jest faktura lub paragon fiskalny.

Jeśli jesteś płatnikiem VAT, Twoje dokumenty księgowe nazywane są dokumentami podatkowymi i musisz podać tę nazwę w dokumencie.

Dokumenty księgowe i podatkowe są wykorzystywane do następujących celów:

• są tworzone jako potwierdzenie transakcji,
• służą do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych,
• pomagają śledzić stan finansów,
• stanowią podstawę do obliczania podatków.

Rodzaje dokumentów księgowych

Przyjmujący/wydający

Kwity przyjęcia i wydania są dokumentami wewnętrznymi, które służą jako informacje o towarach przyjętych do magazynu i wydanych z magazynu.

Chociaż nie są to dokumenty wystawiane klientom lub dostawcom, są one potrzebne do prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i dają wgląd w wewnętrzne zarządzanie firmą.

Dowody kasowe

Dowód kasowy to dokument księgowy, który służy do rejestrowania transakcji w kasie. Może to być paragon, pokwitowanie (odręczne, mniej formalne) lub paragon i rachunek. Stanowi on zatem potwierdzenie dokonania transakcji (zakupu lub sprzedaży).

Paragon wystawiany jest zazwyczaj w dwóch egzemplarzach - jeden dla klienta, drugi dla sprzedawcy. Paragon gotówkowy musi zawierać

• numer paragonu,
• identyfikację płatnika i odbiorcy,
• datę dokumentu (kiedy dokonano płatności/wypłaty),
• cel płatności,
• kwotę pieniędzy.

Potwierdzenie dostawy

Nie masz prawnego obowiązku wystawiania dowodu dostawy, ale z pewnością ułatwi Ci to prowadzenie ewidencji materiałów, zapasów lub towarów w Twojej księgowości. Dowód dostawy służy jako dokument przepływu towarów w magazynie - kto je wydał lub przyjął, w jakiej ilości, po jakiej cenie itp.

Treść dowodu dostawy można dostosować do potrzeb firmy. W szczególności powinien on zawierać informacje o nazwie towaru (zapasu/towaru) i jego ilości. Jednak to od Ciebie zależy, czy chcesz zawrzeć cenę przedmiotu, czy też ukryć tę informację przed oczami zwykłych pracowników.

Ponieważ nadal jest to dokument, pamiętaj o dołączeniu takich informacji, jak:

• Identyfikacja dostawcy i klienta,
• numer seryjny/rejestracyjny dokumentu,
• data przeprowadzenia transakcji.

Opcjonalnie można dodać imię i nazwisko osoby, która przeprowadziła transakcję i jest za nią odpowiedzialna, nazwę działu lub sekcji, do której należy transakcja itp.

Faktura

Faktura to dokument wystawiany przez dostawcę swojemu klientowi w przypadku sprzedaży z odroczonym terminem płatności - tj. gdy kupujący nie płaci za towary lub usługi natychmiast, ale dopiero w określonym z góry terminie. Istnieją dwa rodzaje faktur:

• Faktura wystawiona / wystawiona faktu ra - wystawiasz ją swojemu klientowi za świadczone przez Ciebie usługi (sprzedaż towarów lub usług) i jest ona księgowana jako przychód / dochód;
• Faktura otrzymana - otrzymujesz ją od dostawcy za świadczone usługi (gdy dokonujesz zakupu) i stanowi ona koszt w Twojej księgowości.

Ogólnie faktura zawiera:

• opis produktu lub usługi,
• cenę,
• dane kupującego i sprzedającego,
• instrukcje dotyczące płatności.

Formalnie na fakturze nie powinno zabraknąć:

• numeru faktury,
• daty wystawienia (lub, jeśli jest inna, daty zdarzenia księgowego),
• nazwy firmy jako dostawcy (imienia i nazwiska w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą) oraz adresu siedziby,
• numer VAT, ewentualnie także numer NIP,
• dane nabywcy (nazwa, siedziba, numer NIP, ewentualnie numer VAT),
• pozycje faktury,
• kwota pieniężna, cena za jednostkę miary, jeśli dotyczy, oraz ilość,
• metoda płatności i szczegółowe dane dotyczące płatności,
• informacje o tym, czy użytkownik nie jest płatnikiem VAT,
• w przypadku płatników VAT - zastosowaną stawkę, cenę bez VAT, podstawę opodatkowania i obliczony VAT.

Natomiast pieczątka lub podpis nie są obowiązkowe na fakturze. Faktura z podpisem, logo lub pieczątką wygląda jednak bardziej wiarygodnie, więc można dodać te dane, choć prawo tego nie wymaga.

Oprócz zwykłych faktur istnieją specjalne rodzaje faktur:

• Proforma - nieoficjalny dokument księgowy, który służy jako wstępny projekt faktury lub oferty dla klienta.
• Faktura zaliczkowa - dokument księgowy używany do żądania zapłaty przed dostarczeniem towarów lub usług. W przeciwieństwie do zwykłej faktury, faktura zaliczkowa nie podlega opodatkowaniu, a zatem nie stanowi podstawy do naliczenia podatku VAT.
• Nota uzn aniowa - dokument księgowy wystawiany w przypadku korekty lub zmiany pierwotnej faktury. Zazwyczaj jest to zmniejszenie kwoty pierwotnie zafakturowanej, na przykład z powodu reklamacji, zwrotu towarów, rabatu lub błędu w pierwotnej fakturze.

Rodzaje dokumentów podatkowych

Ogólnie rzecz biorąc, dokumentem podatkowym jest każdy dokument księgowy wystawiony przez firmę w reżimie VAT. Dokument podatkowy należy wystawić zawsze, gdy

• dokonujesz transakcji z innym podatnikiem VAT,
• jako podatnik VAT wysyłasz towary na terytorium Republiki Czeskiej,
• Twoja firma dostarcza towary do innego kraju UE,
• przyjmujesz płatność (w tym przypadku wystawiasz tzw. dokument podatkowy dla otrzymanej płatności).

Istnieje pięć rodzajów dokumentów podatkowych podzielonych zgodnie z ich przeznaczeniem, a każdy rodzaj musi spełniać określone wymagania dotyczące dokumentów podatkowych:

Uproszczony dokument podatkowy

Taki dokument jest powszechnie nazywany paragonem i może być wystawiony, gdy całkowita cena wraz z podatkiem VAT nie przekracza 10.000 CZK.

Zwykły dokument podatkowy

Zwykły dokument podatkowy wystawia się, gdy cena wraz z podatkiem VAT przekracza 10 000 CZK. W porównaniu z uproszczonym dokumentem podatkowym, zawiera on również dane identyfikacyjne nabywcy, cenę jednostkową bez podatku VAT, podstawę podatku VAT, wszelkie rabaty i obliczony podatek VAT zaokrąglony do pełnych koron. Nie należy zapominać o podaniu odniesienia do ustawy o podatku VAT.

Zbiorczy dokument podatkowy

Dokumentu zbiorczego należy używać, gdy trzeba wystawić dokument jednej osobie dla kilku odrębnych transakcji podlegających opodatkowaniu. Tworzysz go zawsze za miesiąc kalendarzowy (do 15 dni po zakończeniu miesiąca kalendarzowego), w którym miała miejsce pierwsza dostawa podlegająca opodatkowaniu lub otrzymałeś pierwszą płatność za te częściowe dostawy.

Dokument korygujący podatek

Dokument korygujący (można również spotkać się z nazwami nota uznaniowa lub nota obciążeniowa) wystawia się w przypadku konieczności skorygowania lub anulowania już wystawionej faktury. Nota uznaniowa zawiera te same informacje, co zwykła faktura, a ponadto określa powód korekty i różnice między kwotami pierwotnymi i skorygowanymi.

Paragon fiskalny za otrzymaną płatność

Jeśli wystawisz fakturę zalicz kową i otrzymasz płatność od klienta, musisz wystawić "prawdziwy" paragon podatkowy za otrzymaną płatność (która nie jest tym, czym jest faktura zaliczkowa) w ciągu 15 dni. Dotyczy to nawet sytuacji, gdy nie chcesz lub nie możesz jeszcze wystawić faktury końcowej.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu dokumentów

• Brakujące lub nieprawidłowe dane - np. brakujące dane identyfikacyjne, nieprawidłowa data, nieprawidłowa kwota, brakujący opis towarów lub usług lub nieprawidłowy symbol zmiennej.
• Nieprawidłowa klasyfikacja VAT - unikaj umieszczania nagłówka "dokument podatkowy" na fakturze, jeśli nie jesteś płatnikiem VAT (może to niepotrzebnie zmylić księgowego). Nieprawidłowo obliczony podatek jest również częstym błędem.
• Niezgodność między dokumentem a rzeczywistą transakcją - na przykład wystawienie faktury na inną kwotę lub inne towary niż te, które zostały faktycznie dostarczone.

Archiwizacja dokumentów księgowych i podatkowych

Faktury i inne dokumenty księgowe nie mogą być wyrzucane lub niszczone po dokonaniu płatności. Jako firma jesteś prawnie zobowiązany do przechowywania dokumentów księgowych przez określony czas. Zwykle jest to 5 lat, ale zasady różnią się w zależności od rodzaju dokumentu.

Jakie dokumenty muszę przechowywać?

Czy mogę przechowywać dokumenty elektronicznie?

Zgodnie z prawem dokumenty można przechowywać zarówno fizycznie, jak i elektronicznie. Elektroniczna archiwizacja dokumentów jest oczywiście bardziej wydajna i pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.

Jednak dokumenty składane elektronicznie muszą być:

• czytelne (najlepiej zapisane w formacie PDF)
• wiarygodne (najlepiej opatrzone podpisem elektronicznym)
• ze znacznikiem czasu potwierdzającym, że dokument nie był modyfikowany w przeszłości. Znacznik czasu można uzyskać na przykład za pośrednictwem Poczty Czeskiej.

Uzyskaj pomoc w zakresie księgowości

Prawidłowe wystawianie, księgowanie i przechowywanie dokumentów jest podstawą funkcjonalnego biznesu. Jeśli nie chcesz zajmować się papierkową robotą lub kosztuje Cię to dużo czasu i pieniędzy, skorzystaj z naszych usług księgowych dla firm.

Jako nasi klienci otrzymacie między innymi oprogramowanie do wystawiania dokumentów mPohoda. Skontaktuj się z nami za pomocą poniższego formularza, a wspólnie znajdziemy rozwiązanie.

Dane do kontaktu

Napisz do nas, a my
odezwiemy się do Ciebie w ciągu 24 godzin.

+420 226 224 724

info@jake-james.cz

Revoluční 736/15, Praha 1

Śledź nas:

Imię

Nazwisko

Telefon

E-mail

Treść wiadomości

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych.

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i stosuje się do niej zasady Google polityki prywatności i warunków korzystania z usługi

Wyślij