Faktury elektroniczne: co się zmienia, kogo to dotyczy i jak się do tego przygotować

Faktury elektroniczne to ostatnio często poruszany temat. W Czechach nie obowiązuje jeszcze powszechny wymóg przejścia na faktury elektroniczne, jednak Unia Europejska przygotowuje zmiany, które stopniowo znajdą odzwierciedlenie również w Państwa księgowości. Przeczytaj, co konkretnie zmieni się w najbliższych latach, kogo dotkną nowe przepisy i jak odpowiednio przygotować swoją firmę na te zmiany.

Czym jest e-faktura i dlaczego plik PDF wysłany e-mailem to za mało?

Kiedy mowa o fakturze elektronicznej, większość osób wyobraża sobie zwykły plik PDF wysłany e-mailem. Chociaż jest to dokument dostarczony drogą elektroniczną, nie jest to e-faktura w pełnym tego słowa znaczeniu.

Główna różnica polega na tym, dla kogo przeznaczony jest ten plik:

E-fakturowanie w praktyce oznacza, że zamiast pobierania załączników z poczty elektronicznej i przepisywania kwot, numerów kont lub symboli zmiennych, cały proces przebiega automatycznie. Twój system księgowy wysyła e-fakturę, system odbiorcy ją pobiera, sprawdza i przekazuje do dalszego przetwarzania. Wszystko to oszczędza czas, zmniejsza liczbę błędów i znacznie ułatwia pracę przedsiębiorcom oraz księgowym.

Należy więc uważać na najczęstsze nieporozumienia – faktura wysłana e-mailem w formacie PDF nie jest e-fakturą. W rzeczywistości jest to jedynie dokument dostarczony drogą elektroniczną, a nie ustrukturyzowana e-faktura, którą systemy księgowe potrafią automatycznie przetworzyć.

Dlaczego UE wprowadza e-fakturowanie i inicjatywę ViDA?

Celem e-fakturowania nie jest obciążenie przedsiębiorców dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi, ale uproszczenie wymiany faktur, ograniczenie ręcznego przetwarzania dokumentów księgowych oraz usprawnienie zarządzania podatkiem VAT. Jednocześnie ma to pomóc w walce z uchylaniem się od podatków.

Zmiany te są częścią inicjatywy „VAT in the Digital Age” (ViDA, czyli VAT w erze cyfrowej), która modernizuje zasady poboru i zarządzania podatkiem VAT w całej Unii Europejskiej. Jednym z jej głównych filarów jest właśnie wprowadzenie znormalizowanego elektronicznego fakturowania oraz cyfrowego raportowania transgranicznych transakcji handlowych, które będą obowiązkowe od 1 lipca 2030 r.

Dla przedsiębiorców oznacza to w praktyce przede wszystkim mniej pracy ręcznej. Nie chodzi tylko o inny format pliku, ale o automatyzację całego procesu – od wystawienia faktury po jej przetworzenie i archiwizację. Różnicę najlepiej ilustruje poniższe porównanie.

Co jeszcze przyniesie ViDA od 2030 roku?

Obowiązkowe fakturowanie elektroniczne to tylko jeden z elementów europejskiej reformy ViDA. W przypadku transgranicznych transakcji B2B w UE uzupełni je cyfrowe raportowanie w czasie rzeczywistym, dzięki czemu urzędy skarbowe będą uzyskiwać dane z faktur natychmiast po ich wystawieniu.

Jednocześnie zaostrzone zostaną zasady wystawiania dokumentów – termin zostanie skrócony do maksymalnie 10 dni od realizacji dostawy, a na fakturze pojawią się nowe obowiązkowe dane (np. numer konta bankowego sprzedawcy).

Jak przygotować się do fakturowania elektronicznego (lista kontrolna dla osób prowadzących działalność gospodarczą i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością)

Kilka prostych kroków może w przyszłości zaoszczędzić Państwu mnóstwo czasu i niepotrzebnych zmartwień związanych z przejściem na e-fakturowanie:

Pomożemy Państwu w sprawach administracyjnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej

Niezależnie od zmian w przepisach, sukces w biznesie opiera się na prawidłowo ustanowionych podstawach i minimalizacji zbędnych formalności. Zajmiemy się założeniem działalności gospodarczej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (s.r.o.), zapewnimy wirtualną siedzibę dla osób prowadzących działalność na własny rachunek i firm, a także prowadzeniem księgowości, abyście mieli niezbędne formalności pod kontrolą i więcej czasu na samą działalność. Wystarczy skontaktować się z nami za pomocą poniższego formularza kontaktowego.