Przewodnik po obowiązkach po założeniu własnej działalności gospodarczej

*Od 2025 r. osoby rozpoczynające działalność gospodarczą będą odprowadzać obniżone zaliczki na ubezpieczenie społeczne. Ulga ta obowiązuje przez pierwsze trzy lata prowadzenia działalności (rok rozpoczęcia + kolejne dwa lata), o ile w ciągu poprzednich 20 lat nigdy nie prowadziłeś działalności gospodarczej.

Kiedy i jak prawidłowo uiścić składki?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą w ramach działalności dodatkowej

Działalność dodatkowa jest postrzegana jako forma dodatkowego zarobku, dlatego w pierwszym roku prowadzenia działalności nie płaci się składek. Najczęściej ludzie prowadzą działalność dodatkową będąc zatrudnionymi lub jako osoby, za które ubezpieczenie opłaca państwo (np. emeryci, studenci do 26 lat, osoby na urlopie rodzicielskim itp.).

• Ubezpieczenie zdrowotne: Jako przedsiębiorca zatrudniony na etacie nie płacisz zaliczek na rzecz kasy chorych. Zapłacisz je jednorazowo dopiero w przypadku stwierdzenia zaległości po złożeniu rocznego zestawienia dochodów. Pozostali samozatrudnieni prowadzący działalność dodatkową po pierwszym roku odprowadzają zaliczki, które obliczają na podstawie swojego rocznego zestawienia dochodów.
• Ubezpieczenie społeczne: Składka zostanie Państwu ewentualnie naliczona z mocą wsteczną, a w następnym roku będą Państwo już odprowadzać miesięczne zaliczki w minimalnej wysokości (w 2026 r. w przypadku działalności dodatkowej w wysokości 1 574 Kč). Jednak tylko w przypadku, gdy Państwa zysk brutto (tj. dochód pomniejszony o związane z nim wydatki) przekroczy kwotę graniczną (w 2026 r. kwota ta wynosi 117 521 Kč).

Zastanów się, czy opłaca Ci się podatek ryczałtowy

Oprócz samodzielnego opłacania składek ubezpieczeniowych możesz zdecydować się na tzw. podatek ryczałtowy. W ramach tego rozwiązania co miesiąc płacisz stałą kwotę (9 162 Kč w 2026 r.) niezależnie od tego, ile faktycznie zarabiasz. Kwota ta obejmuje ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz podatek dochodowy.

Zaletą jest to, że nie musisz składać zeznania podatkowego (o ile spełniasz warunki dotyczące podatku ryczałtowego). Jednak dla osób prowadzących działalność gospodarczą o niskich dochodach rozwiązanie to może nie być opłacalne – na przykład przy rocznym dochodzie w wysokości 200 000 Kč w 2026 r. zapłacą Państwo z tytułu podatku ryczałtowego 109 944 Kč, co stanowi ponad połowę Państwa dochodów. Opłaca się to przede wszystkim tym, którzy mają roczny dochód w przedziale od 700 000 do 2 000 000 CZK i korzystają z minimalnych ulg podatkowych.

O podatek ryczałtowy należy złożyć wniosek już przy zakładaniu działalności gospodarczej lub zawsze do 10 stycznia danego roku. Konkretną kwotę podatku poznasz po zakwalifikowaniu się do jednego z trzech przedziałów w zależności od obrotu.

Zapoznaj się z podatkami i księgowością

Jako osoba prowadząca działalność gospodarczą (niekorzystająca z systemu podatku ryczałtowego) masz obowiązek odprowadzać podatek dochodowy. Zastanów się z wyprzedzeniem, w jaki sposób będziesz rozliczać swoje wydatki.

Jakie są sposoby opodatkowania osób prowadzących działalność gospodarczą?

W zależności od charakteru działalności i sytuacji finansowej na początku działalności prawdopodobnie będziesz wybierać między dwoma pierwszymi wymienionymi sposobami opodatkowania osób prowadzących działalność gospodarczą, które reguluje ustawa o podatku dochodowym:

Jak obliczyć podatek dochodowy i złożyć zeznanie podatkowe?

Podstawowa stawka podatku dochodowego od osób fizycznych wynosi 15% i jest obliczana na podstawie zysku (różnicy między przychodami a wydatkami). Jeśli jednak Państwa przychody przekroczą 1 762 812 CZK rocznie (tj. 36-krotność średniego wynagrodzenia za rok 2026), będą Państwo podlegać wyższej stawce podatku – 23%.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą jest złożenie zeznania podatkowego, które podsumowuje wszystkie przychody i wydatki za miniony rok i służy do obliczenia podatku dochodowego. Zeznanie podatkowe należy złożyć elektronicznie za pośrednictwem portalu „Moje daně” lub skrzynki danych do 2 maja każdego roku. Jednocześnie należy uiścić ewentualną zaległość podatkową.

Jeśli w prawidłowym zeznaniu podatkowym wykryjesz błąd, możesz złożyć tzw. zeznanie korygujące. Jeśli jednak błąd wykryje urząd skarbowy, będziesz musiał złożyć zeznanie uzupełniające.

Czy wiesz, że wcześniej osoby prowadzące działalność gospodarczą musiały rejestrować się w urzędzie skarbowym w celu rozliczenia podatku dochodowego? Obecnie obowiązek ten dotyczy wyłącznie osób prawnych. Osoby prowadzące działalność gospodarczą wypełniają swoje ustawowe zobowiązania wobec urzędu skarbowego poprzez złożenie zeznania podatkowego.

Czy opłaca się Państwu zostać podatnikiem VAT?

Możesz zostać podatnikiem VAT dobrowolnie lub z obowiązku – jeśli Twój obrót w roku kalendarzowym przekroczy 2 miliony CZK. Chociaż formalności związane z byciem podatnikiem VAT są bardziej skomplikowane, w niektórych sytuacjach, na przykład w poniższych przypadkach, dobrowolne zgłoszenie się jako podatnik VAT może być dla Ciebie korzystniejsze:

• Większość towarów lub usług kupujesz od podatników VAT.
• Państwa klienci to w większości podatnicy VAT.
• Prowadzisz działalność również za granicą.
• Nabywasz towary lub usługi według podstawowej stawki VAT, ale sprzedajesz je według obniżonej stawki 12%.
• Planują Państwo zakup wartościowych aktywów.

Szczególną formą podatnika VAT jest tzw. osoba zidentyfikowana. W określonych warunkach status ten uzyskuje przedsiębiorca prowadzący działalność handlową z zagranicą. Może to być na przykład właściciel sklepu internetowego sprzedający towary za granicę, ale także grafik pracujący na własny rachunek, który płaci za reklamę na Instagramie lub korzysta z licencji na zagraniczny program.

Naucz się prawidłowo wystawiać dokumenty

Niezależnie od tego, czy jesteście płatnikiem VAT, czy nie, wystawianie dokumentów jest nieodłączną częścią prowadzenia działalności gospodarczej. Różnica polega przede wszystkim na zakresie informacji, które muszą być zawarte w dokumencie.

Jakie dane należy wpisać w dokumentach?

W przypadku podatników VAT najczęściej występują dwa rodzaje dokumentów:

Uproszczony dokument podatkowy można wystawić w przypadku kwot do 10 000 CZK wraz z podatkiem VAT, niezależnie od tego, czy chodzi o płatność gotówkową, czy przedpłatę. Musi on zawierać:

• dane identyfikacyjne sprzedawcy,
• numer identyfikacyjny podatnika (DIČ),
• numer ewidencyjny dokumentu,
• opis dostarczonego towaru/usługi,
• datę wystawienia dokumentu oraz datę realizacji transakcji podlegającej opodatkowaniu,
• cenę jednostkową bez podatku oraz ewentualną zniżkę,
• cenę z podatkiem VAT oraz stawkę podatku VAT.

Ponadtostandardowy dokument podatkowy musi zawierać dane identyfikacyjne nabywcy, w tym numer identyfikacji podatkowej, podstawę opodatkowania VAT, kwotę VAT zaokrągloną do koron, cenę jednostkową bez VAT oraz ewentualną zniżkę nieuwzględnioną w cenie jednostkowej

Jakie są możliwości wystawiania faktur?

Istnieje kilka sposobów i narzędzi do wystawiania faktur:

• Ręczne wystawianie faktur – odpowiednie w przypadku wystawiania niewielkiej liczby faktur. Wadą jest czasochłonność i większe ryzyko popełnienia błędów.
• Aplikacje do fakturowania online – aplikacje te umożliwiają wystawianie faktur z dowolnego miejsca. Zazwyczaj można je połączyć z systemem księgowym i bankowym, dzięki czemu wszystkie dokumenty są przejrzyście zgromadzone w jednym miejscu (np. Fakturoid, mPohoda…).
• Programy księgowe – zapewniają kompleksowe rozwiązanie do prowadzenia księgowości, przy czym możliwość wystawiania faktur jest tylko jedną z wielu funkcji. Dla osób prowadzących działalność gospodarczą oprogramowanie księgowe jest zazwyczaj zbędne.