Założenie firmy z Jake&James. Jak to wygląda?

Założenie firmy wiąże się z dużą ilością formalności, ale właśnie po to jesteśmy. Zastanawiasz się nad skorzystaniem z naszej usługi założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i chcesz wiedzieć, jak przebiega cały proces oraz na co się przygotować? W tym artykule dowiesz się wszystkiego.

Krótkie podsumowanie mamy już za sobą, a teraz omówimy każdy krok bardziej szczegółowo.

1. Wypełnienie formularza zamówienia

U nas możesz w prosty sposób złożyć zamówienie na założenie spółki s.r.o. online. Pokażemy Ci, co i jak należy wpisać w formularzu.

Wybór nazwy firmy

Najpierw wybierz nazwę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Nazwa spółki, czyli nazwa handlowa, musi spełniać wymogi prawne – nie może być mylona z nazwą innej spółki. Nie ma potrzeby skomplikowanego przeszukiwania rejestru handlowego, ponieważ bezpośrednio na naszej stronie poświęconej zakładaniu spółek znajdziesz narzędzie sprawdzające, dzięki któremu jednym kliknięciem możesz sprawdzić, czy wybrana nazwa jest dostępna, czy też istnieją już firmy o podobnej nazwie.

Niski stopień podobieństwa jest dopuszczalny. Nie udaje się Państwu wymyślić unikalnej nazwy, a narzędzie do sprawdzania nadal wskazuje „wysoki” lub „średni” stopień podobieństwa? Proszę się nie zniechęcać i przejść do kolejnego kroku. Później pomożemy Państwu w wyborze nazwy.

Zamówienie czy modelowanie?

Masz już nazwę i możesz przejść dalej – masz przy tym dwie możliwości: złożyć zamówienie na założenie firmy lub bez zobowiązań stworzyć jej model. Masz jasną wizję swojej spółki? W takim razie wybierz opcję zamówienia (przycisk „Chcę założyć online”) i możesz od razu zapłacić kartą lub przelewem. Jeśli nie jesteś pewien i przed dokonaniem płatności chcesz skonsultować parametry spółki, poproś najpierw o niezobowiązujące przygotowanie projektu.

A jeśli chcieliby Państwo założyć firmę bez naszej pomocy, prosimy przeczytać, jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością na własną rękę.

W obu przypadkach w kolejnym kroku formularza wybierasz skrót formy prawnej, decydujesz, czy mamy założyć dla Ciebie również działalność gospodarczą, lub możesz skorzystać z usługi rejestracji do podatku dochodowego (jako nowa firma musisz się do niego zarejestrować w ciągu 15 dni od powstania).

Siedziba własna czy wirtualna?

Następnie przychodzi kolej na siedzibę firmy. Jest to miejsce, z którego będą Państwo formalnie kierować spółką – należy podać nazwę i numer identyfikacyjny firmy oraz adres, pod którym będą Państwo odbierać pocztę.

W formularzu wybierz jedną z dwóch opcji siedziby:

• Własna siedziba. Opcję tę należy wybrać, jeśli dysponują Państwo własnym adresem. Zazwyczaj są to biura, warsztaty, sklepy lub inne lokale własne lub wynajmowane. Siedzibę firmy można również ustanowić w domu. Właściciel nieruchomości musi wyrazić pisemną zgodę na umieszczenie siedziby firmy (chętnie przygotujemy dla Państwa dokument z tą zgodą).
• Wirtualna siedziba. Nie masz odpowiedniego adresu i nie chcesz wpisywać siedziby firmy w rejestrze publicznym pod adresem swojego stałego miejsca zamieszkania? Skorzystaj raczej z wirtualnej siedziby i wybierz jedną z naszych 8 adresów w Pradze lub w Brnie. W cenie otrzymują Państwo oznaczenie na budynku oraz powiadomienia o przychodzącej poczcie. Korespondencję mogą Państwo następnie odebrać w naszym biurze przy ulicy Revoluční w Pradze. Jeśli mają Państwo daleko, w ramach obsługi poczty prześlemy Państwu listy lub je zeskanujemy.

Siedzibę firmy można w przyszłości zmienić w dowolnym momencie. Ponadto w umowie podajemy jedynie nazwę miejscowości, więc jeśli firma przenosi się w obrębie miasta, nie ma potrzeby ponoszenia kosztów notarialnego zapisu o zmianie. W przeciwieństwie do wielu konkurentów nie uzależniamy ceny założenia firmy od korzystania z wirtualnej siedziby. Cena jest równie korzystna, niezależnie od tego, czy korzystają Państwo z własnego adresu, czy z naszego.

Po wybraniu siedziby wystarczy tylko podać dane osobowe i rozliczeniowe – i gotowe!

2. Uzgodnimy szczegóły dotyczące Państwa firmy

Po wysłaniu formularza skontaktujemy się z Państwem i uzgodnimy, czy będziemy działać zdalnie (dokumenty prześlemy Państwu e-mailem), czy osobiście (spotkamy się w naszym biurze w Pradze przy ulicy Revoluční 15). Następnie omówimy szczegóły dotyczące Państwa firmy.

Akt założycielski lub umowa spółki

Spółkę zakłada się poprzez sporządzenie dokumentu u notariusza. Jeśli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (s.r.o.) ma jednego wspólnika i jednego członka zarządu, dokument ten nazywa się aktem założycielskim. Jeśli wspólników jest więcej, jest to umowa spółki. Ogólne wzory dokumentów można wcześniej pobrać i zapoznać się z nimi.

Podczas zakładania firmy przygotujemy dla Państwa dokument dostosowany do indywidualnych potrzeb. Zawiera on podstawowe informacje o spółce:

• nazwa handlowa (nazwa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością)
• wspólnicy i ich udziały
• dyrektor/dyrektorzy
• kapitał zakładowy
• siedziba
• przedmiot działalności

Nie byli Państwo pewni nazwy podczas składania zamówienia? Pomożemy Państwu ją dostosować tak, aby bez problemów przeszła proces rejestracji w rejestrze handlowym. Omówimy również Państwa pytania i pozostałe kwestie dotyczące dokumentu założycielskiego, aby wszystko było dla Państwa jasne. Podstawowe informacje na temat każdego z nich możecie przeczytać już teraz w poniższych akapitach.

Wspólnicy i członkowie zarządu

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi mieć co najmniej jednego wspólnika i jednego członka zarządu. Obie funkcje może pełnić ta sama osoba. Co dokładnie oznaczają te stanowiska?

• Wspólnik jest właścicielem lub współwłaścicielem firmy. Nie działa w imieniu firmy i nie ponosi odpowiedzialności swoim majątkiem, ma natomiast prawo do udziału w zyskach. Jeśli wspólników jest więcej, w umowie spółki określają oni, jaki procentowy udział w firmie przysługuje każdemu z nich.
• Dyrektor zarządza spółką w zakresie działalności gospodarczej i odpowiada za jej funkcjonowanie. Jest zobowiązany do pełnienia swojej funkcji z należytą starannością (tj. lojalnie, z niezbędną wiedzą i starannością). W przypadku naruszenia tego warunku musi naprawić szkodę wyrządzoną spółce.

W kontekście wspólników, członków zarządu oraz dokumentu założycielskiego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością można natknąć się na skrót SOP. Co on oznacza? SOP oznacza opłatę sądową i w praktyce jest stosowany w następujący sposób:

• Założenie bez SOP. Ta opcja zazwyczaj wystarcza przy zakładaniu każdej „prostej spółki” (np. z jednym wspólnikiem i jednym członkiem zarządu), której akt założycielski lub umowa spółki zawiera jedynie elementy wymagane w wzorcowej umowie zgodnie z prawem.
• Założenie spółki z opłatą sądową (SOP). Jeśli umowa ulega zmianom wykraczającym poza ramy norm ustawowych (np. bardziej złożone warunki lub uprawnienia w przypadku spółki z wieloma wspólnikami, certyfikaty udziałowe itp.), konieczne jest uiszczenie opłaty sądowej (SOP) oraz pokrycie dodatkowych kosztów notarialnych.

Wcześniej omówimy, jak będzie wyglądała Państwa sytuacja – w większości przypadków wystarczy wariant bez opłaty sądowej (SOP).

Aby założyć spółkę zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, potrzebujemy kopii dokumentów tożsamości członka zarządu i wspólnika oraz zgody na sporządzenie kopii. Zeskanowane dokumenty można opatrzyć znakiem wodnym.

Na podstawie kopii dokumentów przygotujemy pełnomocnictwo oraz oświadczenie honorowe członka zarządu. W oświadczeniu tym każdy członek zarządu potwierdzi, że ukończył 18 lat, jest pełnoprawny, niekarany oraz że nie występują żadne przeszkody, które uniemożliwiałyby mu pełnienie tej funkcji.

Warunki pełnienia funkcji prezesa zostały doprecyzowane w nowelizacji ustawy o spółkach handlowych, która weszła w życie 1 lipca 2023 r. Nowelizacja ta zastąpiła ogólny wymóg nieposzlakowanej opinii konkretnymi przeszkodami w pełnieniu funkcji oraz wprowadziła rejestr osób wykluczonych.

Przeszkodą w pełnieniu funkcji członka zarządu jest np. zakaz prowadzenia działalności w branży, w której działa dana firma (lub w branży pokrewnej), cofnięcie zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej lub sytuacja, w której inna firma, w której dana osoba pełni lub pełniła funkcję członka organu w ciągu ostatnich 3 lat, została objęta postępowaniem upadłościowym.

Dokumenty dotyczące siedziby

Podczas załatwiania formalności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej należy przedstawić urzędowi ds. działalności gospodarczej dowód potwierdzający, że posiada Pan/Pani prawo do korzystania z siedziby.

• Wybrali Państwo własną siedzibę? Będziemy potrzebować zgody na umieszczenie siedziby pod podanym adresem z poświadczonymi podpisami wszystkich właścicieli nieruchomości (nawet jeśli nieruchomość należy do prezesa lub wspólnika). Chętnie przygotujemy dla Państwa dokument do podpisania za 200 Kč bez VAT.
• Skorzystają Państwo z jednej z naszych siedzib wirtualnych? W takim przypadku nie muszą Państwo nic załatwiać – przygotujemy dokumenty za Państwa.

Wysokość kapitału zakładowego i rachunek bankowy

Kapitał zakładowy stanowi wartość wkładów wspólników w nowo powstającą firmę. Zazwyczaj pokrywa on koszty założenia firmy oraz inne koszty początkowe. Kwotę wybierają Państwo według własnego uznania, a minimalna wysokość kapitału zakładowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wynosi 1 Kč na każdego wspólnika.

W przypadku kapitału zakładowego przekraczającego 20 000 Kč wkłady należy przelać na firmowe konto bankowe. Następnie bank wystawi Państwu potwierdzenie wpłaty kapitału zakładowego, które należy nam przedłożyć w celu wpisania firmy do rejestru handlowego.

Jeśli ustalą Państwo kapitał zakładowy w wysokości do 20 000 Kč, nie ma potrzeby otwierania firmowego konta bankowego przed powstaniem Państwa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W celu wpisania spółki do rejestru handlowego przedłożymy poświadczenie notarialne o wpłaceniu kapitału zakładowego w gotówce, dzięki czemu cała procedura założenia spółki jest prostsza i szybsza.

Nie wiesz, jaką wysokość kapitału zakładowego wybrać? Przeczytaj szczegółowy artykuł na temat kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Działalność gospodarcza dla firmy

Aby móc prowadzić działalność gospodarczą, Twoja spółka musi posiadać zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej dla osoby prawnej. Dzięki temu zezwoleniu wykazujesz, że możesz wykonywać wybraną działalność. Wystarczy je załatwić dopiero po wpisaniu do rejestru handlowego.

Zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej możesz uzyskać samodzielnie lub zlecisz to nam. Pomożemy Ci wybrać rodzaj działalności – wystarczy, że opiszesz nam, czym będziesz się zajmować.

Co należy spełnić, aby uzyskać zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej dla firmy?

W przypadku działalności swobodnej wystarczy wybrać pozycję z listy (chodzi o grupę działalności „Produkcja, handel i usługi niewymienione w załącznikach 1–3 ustawy o działalności gospodarczej”). Należy wpisać, ile rodzajów działalności chcesz prowadzić; jedynym warunkiem jest ukończenie 18 lat i brak wpisów w rejestrze karnym.

W przypadku działalności wiązanej, rzemieślniczej i koncesjonowanej proces ten jest nieco bardziej skomplikowany. Szczegóły można znaleźć w artykule poświęconym warunkom prowadzenia działalności gospodarczej. Krótko mówiąc, warto wiedzieć, że:

• Należy przedłożyć dokument potwierdzający spełnienie ustawowych warunków danej działalności (np. kwalifikacje zawodowe – wykształcenie w danej dziedzinie, przekwalifikowanie lub doświadczenie zawodowe).
• Inną możliwością jest wyznaczenie odpowiedzialnego przedstawiciela, który spełni te warunki w Państwa imieniu.
• Działalność wymagająca koncesji można podjąć dopiero po jej uzyskaniu (tj. zezwolenia wydawanego przez państwo lub gminę). W przeciwieństwie do działalności rzemieślniczej i działalności wiązanej nie przysługuje do niej prawo z mocy prawa.

Usługi dodatkowe

Jesteśmy partnerem dla Państwa działalności gospodarczej. Oprócz założenia firmy chętnie zajmiemy się również prowadzeniem księgowości Państwa firmy, doradztwem podatkowym czy rejestracją znaku towarowego. Czy któraś z naszych usług Państwu odpowiada? Wystarczy powiedzieć, a uzgodnimy dalszą współpracę.

3. Poświadczanie podpisów na dokumentach

Uzgodniliśmy już wszystkie parametry firmy i do jej założenia potrzebne są już tylko urzędowo poświadczone i podpisane dokumenty:

• pełnomocnictwo, na podstawie którego możemy działać w Państwa imieniu przed urzędami i u notariusza;
• oświadczenie członka/członków zarządu, że spełniają oni ustawowe warunki do pełnienia tej funkcji (jeśli jest więcej członków zarządu, dokument podpisują i poświadczają wszyscy);
• zgoda na lokalizację siedziby, jeśli wybrali Państwo własny adres.

Do urzędów musimy przedłożyć oryginały, więc poświadczone dokumenty należy nam przekazać zdalnie lub osobiście – przeczytaj, jak to zrobić:

Przekazanie na odległość

Przygotujemy dokumenty i prześlemy je Państwu e-mailem (pełnomocnictwo i oświadczenie są wliczone w cenę usługi, zgoda na umieszczenie siedziby pod własnym adresem kosztuje EUR 8 bez VAT). Należy je wydrukować, udać się do punktu CzechPOINT, uzyskać poświadczenie podpisu i dostarczyć je z powrotem do nas:

• w formie papierowej pocztą na adres Revoluční 763/15, 110 00 Praga 1;
• w formie elektronicznej jako plik poddany konwersji elektronicznej (tj. usługa CzechPOINT, zwykły skan niestety nie wystarczy).

Z zagranicy prosimy o przesłanie nam poświadczonych oryginałów dokumentów pocztą.

Dostarczenie osobiście

Czy zechcieliby Państwo nas odwiedzić? W takim razie załatwimy wszystko na miejscu – poświadczymy Państwa podpisy bezpośrednio w naszym biurze. Dyrektorzy lub właściciele nieruchomości mogą przyjść wraz z Państwem, ewentualnie mogą Państwo dostarczyć nam ich oświadczenia lub zgodę na lokalizację siedziby z poświadczonym podpisem później. Spółkę założymy, gdy tylko będziemy dysponować kompletną dokumentacją.

4. A potem wszystko jest już w naszych rękach

Na podstawie pełnomocnictwa zajmiemy się wszystkim – sporządzimy akt założycielski, udamy się do notariusza, dokonamy wpisu do rejestru handlowego i załatwimy wybrane zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej. Firma otrzyma numer identyfikacyjny (IČO) i zostanie oficjalnie założona.

W międzyczasie mogą Państwo spokojnie planować swoje pierwsze kroki w biznesie.

Czy Ty również chcesz rozpocząć działalność gospodarczą?

Oszczędź sobie czasu i nerwów i powierz sprawy administracyjne w ręce ekspertów. Jesteśmy tu dla Ciebie – wiemy, jak to wszystko działa, i znamy język urzędów. Zamów założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością online i rozpocznij działalność bez zmartwień.