Jak zweryfikować czeskie dokumenty i podpisy za granicą?

Świat się globalizuje i często nie da się uniknąć oficjalnej komunikacji za granicą. Jednak zarządzanie formalnościami między dwoma krajami może szybko zmienić się w koszmar, czy to z powodu skomplikowanej biurokracji, czy bariery językowej. Nauczymy Cię, jak z łatwością radzić sobie z biurokracją.

Przepisy różnią się w zależności od kraju

Istnieje wiele sytuacji, których nie da się obejść bez weryfikacji dokumentów między dwoma krajami. Będziesz potrzebować oficjalnego poświadczenia przy zakładaniu firmy, podpisywaniu pełnomocnictwa lub zawieraniu małżeństwa.

Proces weryfikacji zależy od kraju, w którym się znajdujesz. Wynika to z faktu, że zasady dotyczące oficjalnych procedur są zgodne z umowami międzynarodowymi, które określają status prawny danego kraju.

1. Weryfikacja w ambasadzie

Najpierw sprawdź listę krajów współpracujących, aby dowiedzieć się, czy Twój kraj zawarł umowę o pomocy prawnej z Republiką Czeską. Jeśli tak, wszystko, czego zazwyczaj potrzebujesz, aby zweryfikować dokumenty za granicą, to umówić się na spotkanie w czeskiej ambasadzie w swoim kraju, gdzie zweryfikują autentyczność dokumentów/podpisów. Z prawnego punktu widzenia weryfikacja w ambasadzie ma taką samą wartość, jak fizyczna weryfikacja dokumentów w Czechach.

W przypadku państw członkowskich UE dokumenty można zweryfikować u lokalnego notariusza. Niektóre dokumenty publiczne (np. rejestry karne, dokumenty rejestrowe) wydane przez państwo członkowskie UE zwykle nie wymagają specjalnej weryfikacji - czeskie władze automatycznie je akceptują. Wystarczy przesłać standardowy, wielojęzyczny formularz wraz z dokumentem.

Jeśli Twój kraj nie zawarł umowy o pomocy prawnej z Republiką Czeską, konieczne będzie apostille lub superlegalizacja dokumentu (patrz poniżej).

2. Apostille

Apostille to klauzula weryfikacyjna potwierdzająca autentyczność dokumentu urzędowego do użytku za granicą. Apostille to uproszczona forma weryfikacji, która zastępuje bardziej skomplikowaną superlegalizację. Można jej używać w oficjalnej komunikacji z krajami, które podpisały międzynarodową konwencję o apostille (lista krajów objętych konwencją).

Apostille jest zawsze wydawana przez władze kraju, w którym wydano dokument urzędowy.

• Notariusza (dla czeskich dokumentów urzędowych wydanych/weryfikowanych przez notariusza),
• Ministerstwo Spraw Zagranicznych i Ministerstwo Sprawiedliwości (dla czeskich dokumentów urzędowych wydanych/weryfikowanych przez sąd lub wykonawcę, rejestrów karnych i dokumentów rejestrowych).

Klauzula Apostille jest następnie wydawana za granicą przez instytuty wymienione na stronie internetowej Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego (HCCH).

Przed użyciem klauzuli apostille czasami konieczne jest oficjalne przetłumaczenie dokumentu na język kraju, w którym będzie on używany.

3. Superlegalizacja

W przypadku krajów, które nie podpisały konwencji o apostille, konieczne jest przestrzeganie tak zwanej "superlegalizacji". Jest to proces podwójnej weryfikacji, który jest droższy i bardziej czasochłonny niż apostille.

Konkretny proces superlegalizacji może różnić się w zależności od kraju. Zazwyczaj dokument musi zostać najpierw zweryfikowany przez notariusza z kraju wydającego, następnie przez organ administracyjny z kraju wydającego, a na końcu przez oficjalnego przedstawiciela kraju, w którym chcesz użyć dokumentu. Ponadto ambasady zazwyczaj wymagają oficjalnego tłumaczenia tekstu przed zatwierdzeniem ważności dokumentu.

Nawet obcokrajowcy mogą prowadzić interesy w Czechach

Myślisz o założeniu spółki w Czechach? Porozmawiaj z naszymi ekspertami - chętnie pomożemy Ci w języku angielskim.