Zasady dotyczące podróży służbowych i diet

Czy wiesz, do czego ma prawo Twój pracownik, gdy wysyłasz go w podróż służbową, i o czym nie możesz zapomnieć? Dowiedz się, na jakich warunkach pracownik może wyjechać w podróż służbową i jakie wydatki się z tym wiążą.

Czym jest podróż służbowa?

Podróż służbowa to nic innego jak ustawowe określenie potocznego terminu „podróż służbowa”. Kodeks pracy definiuje ją jako czasowe wysłanie pracownika do wykonywania pracy poza uzgodnionym miejscem pracy. Nie określa, jak długa powinna być – przeciwnie, mówi, że można wysłać pracownika w podróż służbową tylko za obopólną zgodą.

Co należy zrobić przed podróżą służbową?

Kogo nie można wysłać w podróż służbową?

Jeśli pracownicy odmówią wyrażenia zgody na odbycie podróży służbowej, można im wypowiedzieć umowę o pracę z powodu niespełnienia wymagań dotyczących wykonywania uzgodnionej pracy. Bez ponoszenia konsekwencji mogą odmówić odbycia podróży służbowej tylko:

1/ Pracownicy wymienieni w kodeksie pracy, którzy mogą zostać wysłani w podróż służbową tylko za zgodą na konkretną podróż. Należą do nich:

• kobiety w ciąży i pracownicy opiekujący się dziećmi poniżej 8 roku życia;
• osoby samotne wychowujące dziecko poniżej 15 roku życia;
• opiekunowie, którzy w sposób udokumentowany sprawują długotrwałą opiekę nad osobą zależną od pomocy innych.

2/ Pracownicy, którzy nie wyrazili wcześniej zgody na podróże służbowe.

Długość podróży służbowej

Wysyłając pracownika na dwudniową podróż służbową, nie płacisz mu za 48 godzin pracy ani nie zwracasz kosztów nadgodzin. Prawo do dodatku za nadgodziny przysługuje mu tylko wtedy, gdy podczas podróży służbowej faktycznie pracował dłużej niż wynosi jego ustalony czas pracy.

Z drugiej strony – nawet jeśli np. spotkanie z klientem zajęło mu dwie godziny z całej podróży służbowej, ma on prawo do wynagrodzenia za cały normalnie przepracowany dzień.

Pracownikom nie płaci się za czas spędzony w podróży służbowej, który nie wchodzi w skład zaplanowanej zmiany (np. podróż wieczorem, nocleg w hotelu). Za ten czas przysługują mu jedynie diety.

Podróże służbowe w kraju

Pracownik w podróży służbowej ma prawo do zwrotu kosztów podróży związanych z:

• transportu;
• wyżywienia;
• zakwaterowania;
• ewentualnie innych wydatków.

W celu pokrycia tych kosztów można pracownikowi wypłacić zaliczkę, udostępnić mu firmową kartę płatniczą lub zwrócić mu koszty po zakończeniu podróży służbowej i rozliczeniu jej.

Podczas gdy minimalny limit diet i wysokość zwrotu kosztów za korzystanie z własnego pojazdu pracownika reguluje rozporządzenie Ministerstwa Pracy i Spraw Socjalnych, a kwoty zmieniają się co roku, pozostałe zwroty kosztów wypłacasz zgodnie z rzeczywistymi wydatkami na podstawie przedłożonych dokumentów. Do obliczenia zwrotu kosztów podróży w 2026 r. stosuje się rozporządzenie nr 573/2025 Sb. z dnia 22 grudnia 2025 r.

Zwrot kosztów wyżywienia

Wysokość diet zależy od długości podróży służbowej i liczby zapewnionych posiłków.

Podczas gdy w sektorze państwowym i dotowanym pracodawcy mogą zdecydować się na stawki diet w określonym przedziale, jako przedsiębiorcy są Państwo zobowiązani zgodnie z § 163 ust. 1 Kodeksu pracy do wypłacenia pracownikom co najmniej kwoty podanej w dolnej granicy. Dodatki na wyżywienie można zwiększyć, ale wszystko, co wykracza poza ramy ustawy, podlega opodatkowaniu i składkom na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Uwaga na obniżenie diety – w przypadku zapewnienia bezpłatnych posiłków podczas podróży służbowej dieta ulega obniżeniu o 70, 35 lub 25% za każdy posiłek (w zależności od długości podróży).

Zwrot kosztów podróży w przypadku korzystania z prywatnego pojazdu

Jeśli pracownicy korzystają z samochodu służbowego do celów służbowych, nie przysługuje im zwrot kosztów podróży. W przypadku korzystania z własnego samochodu pracownik ma prawo do zwrotu kosztów:

1/ Zużycia paliwa (PHM), które można ustalić na dwa sposoby:

• Rzeczywistych kosztów – pracownikom zwracacie rachunki za paliwo.
• Ryczałtem – przy rozliczaniu stosuje się stałą kwotę za kilometr, która jest regularnie aktualizowana przez Ministerstwo Pracy i Zasiłków (MPSV) nawet kilka razy w ciągu roku.

2/ Amortyzacja, czyli opłata za zużycie pojazdu, która jest określona w powyższym rozporządzeniu. W 2026 r. podstawowa stawka za 1 km przejechany samochodem osobowym wynosi 5,90 CZK (2025: 5,80 CZK).

Inne wydatki

Na podstawie przedłożonych rachunków lub faktur są Państwo zobowiązani do zwrotu pracownikom również innych poniesionych kosztów, np. związanych z zakwaterowaniem i podróżowaniem środkami transportu publicznego.

W Państwa kompetencji leży jednak określenie, w jaki sposób i czym będą się przemieszczać pracownicy lub gdzie będą nocować. Jeśli pracownik wybierze inny (droższy) środek transportu niż zatwierdzona przez Państwa opcja lub luksusowy hotel, zwrócą Państwo mu koszty tylko do wcześniej zatwierdzonej kwoty.

Podróże zagraniczne

W przypadku podróży służbowych za granicę obowiązują podobne zasady jak w przypadku podróży krajowych. Różnią się one głównie wysokością zagranicznej diety, która na rok 2026 została określona w rozporządzeniu nr 489/2025 Sb. Określa ono podstawową stawkę dla każdego kraju.

Ponadto można zapewnić pracownikom dodatkowe zwroty kosztów podróży określone na podstawie wewnętrznych przepisów lub układu zbiorowego, np. kieszonkowe, które może osiągnąć nawet 40% dziennego dodatku dietetycznego.

Nie martw się o podróże służbowe

Nie stresuj się tym, czy prawidłowo stosujesz zatwierdzone formularze lub wypłacasz aktualną wysokość diety. Śledzimy za Ciebie przepisy prawne i inne regulacje! Skoncentruj się na zarządzaniu i rozwoju firmy, a kompletną agendę księgową powierz naszemu zespołowi księgowemu.

Dane do kontaktu

Napisz do nas, a my
odezwiemy się do Ciebie w ciągu 24 godzin.

+420 226 224 724

info@jake-james.cz

Revoluční 736/15, Praha 1

Śledź nas:

Imię

Nazwisko

Telefon

E-mail

Treść wiadomości

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych.

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i stosuje się do niej zasady Google polityki prywatności i warunków korzystania z usługi

Wyślij