Czym jest podpis elektroniczny i jak go złożyć? Instrukcje dla przedsiębiorców

Podpis elektroniczny działa jak cyfrowy dowód osobisty. Może weryfikować tożsamość, zapewniać prawną ważność dokumentów i chronić dokumenty cyfrowe przed fałszerstwem. Dla firm to oszczędność czasu, redukcja kosztów i możliwość podpisywania umów z drugiego końca świata.

Kiedy potrzebny jest podpis elektroniczny?

Jako początkujący przedsiębiorca prawdopodobnie zastanawiasz się, czy w ogóle potrzebujesz podpisu elektronicznego. W większości przypadków nie będziesz z niego korzystać od samego początku. Do komunikacji z urzędami potrzebujesz jedynie skrzynki danych, która jako przedsiębiorca jest prawnie obowiązkowa i bezpłatna.

Podpis elektroniczny docenisz tylko w komunikacji z partnerami biznesowymi, dostawcami i klientami. Nadaje się również do handlu międzynarodowego, ponieważ skrzynka danych działa tylko w Republice Czeskiej. Ponadto niektóre firmy mogą wymagać bezpośredniego złożenia podpisu elektronicznego.

Oprócz relacji biznesowych, podpis elektroniczny będzie również potrzebny do określonych zadań urzędowych, z którymi skrzynka danych nie może sobie poradzić, na przykład:

• składanie deklaracji podatkowych za pośrednictwem portalu EPO;
• zestawienia dochodów i wydatków dla osób prowadzących działalność na własny rachunek;
• wnioski o ubezpieczenie zdrowotne;
• wnioski o dotacje unijne;
• udział w zamówieniach publicznych.

Trzy poziomy podpisu elektronicznego

Czeskie ustawodawstwo rozróżnia trzy rodzaje podpisów elektronicznych w zależności od ich poziomu bezpieczeństwa i związanej z tym mocy prawnej.

1/ Prosty podpis elektroniczny

Najprostsza forma podpisu elektronicznego nie wymaga żadnych specjalnych zabezpieczeń technicznych. Może to być zaznaczenie pola "Zgadzam się" na stronie internetowej, podpis palcem na tablecie lub zeskanowany obraz pisma odręcznego. Jednak ze względu na tę prostotę ma on ograniczoną moc prawną, a jego autentyczność jest trudna do udowodnienia w sądzie.

Prosty podpis elektroniczny jest odpowiedni dla

• zwykłej komunikacji e-mail;
• wewnętrznych dokumentów firmowych;
• nieformalnych umów z partnerami biznesowymi.

2/ Gwarantowany podpis elektroniczny

Bezpieczny podpis elektroniczny jest kompromisem między prostotą a bezpieczeństwem. Wymaga on kwalifikowanego certyfikatu z akredytowanego urzędu certyfikacji, który jednoznacznie identyfikuje podpisującego i może wykryć wszelkie zmiany w dokumencie po jego podpisaniu.

W przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego, klucz prywatny jest przechowywany bezpośrednio w magazynie certyfikatów na komputerze. Siła prawna podpisu gwarantowanego jest niższa niż podpisu kwalifikowanego, a jego ważność musi zostać udowodniona w sądzie, ale zapewnia wystarczającą wiarygodność dla większości relacji biznesowych.

Gwarantowany podpis elektroniczny jest odpowiedni dla

• umów z dostawcami i klientami;
• korespondencji biznesowej wymagającej wyższego poziomu zaufania;
• faktur dla większych klientów;
• wewnętrznych dyrektyw i instrukcji firmy.

3/ Kwalifikowany podpis elektroniczny

Jest to najwyższy poziom podpisu elektronicznego. Oferuje maksymalne bezpieczeństwo i jest prawnie równoważny podpisowi odręcznemu. Wymaga nie tylko kwalifikowanego certyfikatu od akredytowanego urzędu certyfikacji, ale także sprzętowego sposobu przechowywania klucza prywatnego, takiego jak token USB lub karta inteligentna (tj. nie jest przechowywany na komputerze). Podpis kwalifikowany jest również ważny w całej Unii Europejskiej na mocy rozporządzenia eIDAS.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest odpowiedni do

• składania deklaracji podatkowych za pośrednictwem portalu EPO;
• deklaracji dochodów i wydatków osób samozatrudnionych;
• wniosków o ubezpieczenie zdrowotne;
• komunikacji z administracją państwową i urzędami;
• wniosków o dotacje unijne;
• umowy o dużej wartości finansowej;
• zamówienia publiczne (ale zwykle wystarczający może być podpis gwarantowany; instytucja zamawiająca zwykle określa poziom podpisu elektronicznego);
• międzynarodowe umowy handlowe;
• dokumenty dla partnerów zagranicznych.

Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Kwalifikowane certyfikaty (za pomocą których można uzyskać zarówno gwarantowany, jak i kwalifikowany podpis elektroniczny) są wydawane przez trzy urzędy w Republice Czeskiej i od Ciebie zależy, który z nich wybierzesz:

Standardowa procedura przetwarzania podpisu elektronicznego

Obejmuje ona wybór urzędu, wypełnienie wniosku, potwierdzenie tożsamości i zainstalowanie certyfikatu na urządzeniu organizacji zgodnie z dostarczonymi instrukcjami. Cały proces trwa zwykle kilka dni i wymaga osobistej wizyty w oddziale lub użycia karty eID (lub innej cyfrowej metody identyfikacji).

Obecnie dostawcy pobierają następujące kwoty (w tym VAT) za skonfigurowanie podpisu elektronicznego:

• First Certification Authority (I.CA): kwalifikowany certyfikat dla ePodpisu 725 CZK;
• PostSignum (Poczta Czeska): kwalifikowany certyfikat osobisty 440 CZK;
• eIdentity: kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego 477,95 CZK.

Uproszczona procedura przetwarzania (outsourcing)

Przedsiębiorcy, którzy chcą zaoszczędzić czas i uniknąć administracji, mogą skorzystać z usługi ElektronickyPodpis.cz. Specjalizuje się ona we wspomaganej konfiguracji i dostosowaniu certyfikatu PostSignum bezpośrednio w siedzibie klienta.

Usługa obejmuje zarówno samą konfigurację certyfikatu, jak i jego poprawną konfigurację oraz podstawowe szkolenie z jego obsługi. Pozwala to oddelegować kwestie techniczne i skupić się na własnej działalności.

Jak złożyć podpis cyfrowy?

Możesz podpisać dokument w kilka sekund - zobacz sam w samouczku wideo.

Podpisywanie dokumentu z samouczka odbywa się w PDF-XChange Editor; niedrogim zaawansowanym oprogramowaniu PDF, które może również obsługiwać konwersję z dowolnego formatu do PDF i odwrotnie.

Praktyczne wskazówki dotyczące wyboru i korzystania z podpisów elektronicznych