Jak i dlaczego założyć stowarzyszenie: przewodnik krok po kroku

Zastanawiasz się, czy stowarzyszenie jest właściwym rozwiązaniem dla Twoich planów, a może już podjąłeś decyzję, ale nie wiesz, jak zacząć? Przeprowadzimy Cię przez cały proces zakładania stowarzyszenia, od początkowego pomysłu po rejestrację w rejestrze stowarzyszeń i obowiązki po faktycznym założeniu - abyś miał jasność, co, dlaczego i jak załatwić sprawę.

Co to jest stowarzyszenie?

Stowarzyszenie to dobrowolne, nienastawione na zysk zrzeszenie co najmniej trzech osób, które łączy wspólny interes. Nie służy celom biznesowym, ale skupia ludzi o tych samych zainteresowaniach i pomaga im osiągnąć wspólne cele. Może to być wspieranie dobrej sprawy, wspólna praca lub wymiana doświadczeń.

Najczęściej stowarzyszenia są tworzone w celu:

• działalności sportowej - promowania sportu poprzez treningi, turnieje lub zawody;
• działalność kulturalna - ożywianie życia kulturalnego poprzez wystawy, koncerty lub przedstawienia teatralne;
• edukacja - rozpowszechnianie wiedzy poprzez kursy, warsztaty lub wykłady;
• ochrona środowiska - wdrażanie projektów środowiskowych, dbanie o środowisko i promowanie zrównoważonego rozwoju.

Aby zostać prawnie uznanym, nie wystarczy powiedzieć "jesteśmy stowarzyszeniem" - muszą zostać spełnione zobowiązania prawne, a stowarzyszenie musi zostać zarejestrowane w rejestrze publicznym. Dopiero wtedy może ono oficjalnie prowadzić swoją działalność i działać jako podmiot prawny.

Dla kogo odpowiednie jest stowarzyszenie?

W przeciwieństwie do firmy, której celem jest osiąganie zysków, dochód stowarzyszenia musi być wykorzystywany do wspierania jego głównej działalności, która ma charakter non-profit. Stowarzyszenie zapewni ci odpowiednie ramy prawne, jeśli chcesz jednocześnie realizować cele społecznie korzystne:

W przypadku dostawców usług społecznych, a także osób zainteresowanych działalnością charytatywną, często lepiej jest wybrać inną formę non-profit zamiast stowarzyszenia - instytut, fundację lub fundusz wieczysty.

Z drugiej strony, jeśli głównym celem jest osiąganie zysków, lepszym wyborem może być spółka handlowa lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

O czym należy pomyśleć przed założeniem stowarzyszenia?

1/ Nazwa stowarzyszenia

Zgodnie z prawem, nazwa stowarzyszenia musi:

• być unikalna, tj. nie może być identyczna z innym podmiotem w rejestrze handlowym;
• zawierać słowo "stowarzyszenie", "zarejestrowane stowarzyszenie" lub skrót "z. s.".

Nazwa powinna odzwierciedlać przedmiot działalności stowarzyszenia, np. Klub Przyjaciół Przyrody, z.s. lub Towarzystwo Artystów Jesenika.

2/ Cel stowarzyszenia

Określ cel, na którym skupi się twoje stowarzyszenie - główną działalność non-profit, która będzie stanowić rdzeń jego misji. Ponadto można również wdrożyć działania uzupełniające, z których wpływy powinny zawsze wspierać główny cel stowarzyszenia lub zapewniać jego funkcjonowanie.

Działalność dodatkowa może przybierać różne formy - od działalności pobocznej, takiej jak jednoosobowa działalność gospodarcza, po działalność non-profit, taką jak projekty wolontariackie lub organizowane wydarzenia.

3/ Siedziba stowarzyszenia

Każde stowarzyszenie musi posiadać oficjalny adres, który będzie

• wymieniony w regulaminie;
• zarejestrowany w rejestrze publicznym.

Siedzibą nie musi być tylko biuro lub powierzchnia handlowa - może to być również nieruchomość należąca do jednego z założycieli lub wirtualne biuro, ale zawsze należy uzyskać zgodę właściciela nieruchomości.

4/ Członkowie stowarzyszenia

Do założenia stowarzyszenia wymaganych jestco najmniej trzech założycieli, którymi mogą być osoby fizyczne lub firmy. Ważne jest również, aby w statucie stowarzyszenia jasno określić, na jakich warunkach inne podmioty mogą zostać członkami, jakie będą miały prawa i obowiązki oraz kiedy ich członkostwo wygaśnie.

Aby wspierać działalność stowarzyszenia, można również ustanowić regularne składki członkowskie, które pomogą pokryć koszty operacyjne lub zasady zaangażowania członków we wspólne działania.

Jakie dokumenty są potrzebne do założenia stowarzyszenia?

Oświadczenie członków organu statutowego potwierdza ich zdolność do pełnienia funkcji, a zatem powinno zawierać w szczególności:

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, datę urodzenia i adres stałego zamieszkania),
• oświadczenie o zdolności do czynności prawnych i uczciwości,

• potwierdzenie braku przeszkód w sprawowaniu funkcji.

Oświadczenie powinno również zawierać zgodę na wpis do Rejestru Federalnego i przyjęcie urzędu. Na koniec załącza się wzór podpisu do działania w imieniu stowarzyszenia.

Jak złożyć wniosek o rejestrację stowarzyszenia w rejestrze?

Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w rejestrze publicznym można złożyć dopiero po uzyskaniu niezbędnych dokumentów oraz uzgodnieniu z założycielami istotnych kwestii - tj. brzmienia statutu, wyboru organów oraz siedziby stowarzyszenia. W przypadku nieporozumień konieczne jest zwołanie zebrania założycielskiego, na którym wspólnie rozstrzygniecie sporne kwestie i formalnie uzgodnicie wnioski.

Po wykonaniu wszystkich kroków można złożyć wniosek o rejestrację w sądzie rejestrowym właściwym dla siedziby stowarzyszenia. W Pradze jest to sąd miejski, w innych częściach kraju tą agendą zajmują się sądy rejonowe.

Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w rejestrze publicznym można złożyć na kilka sposobów:

• Za pomocą formularza elektronicznego - przesyłając go do rejestru publicznego; do wypełnionego formularza dołączasz niezbędne dokumenty w formacie PDF i podpisujesz go gwarantowanym podpisem elektronicznym.
• Osobiście lub pocztą - przekazując/wysyłając dokumenty w formie papierowej do sądu rejestrowego.
• Za pośrednictwem skrzynki danychosoby fizycznej - za pośrednictwem skrzynki danych jednego z założycieli lub wybranego przedstawiciela ustawowego, ponieważ stowarzyszenie nie posiada własnej skrzynki danych przed rejestracją.

Pamiętaj, że oświadczenie członków organu statutowego, a także zgoda właściciela nieruchomości, w której stowarzyszenie będzie miało swoją siedzibę, muszą mieć podpisy z urzędową weryfikacją. Dotyczy to również pełnomocnictwa udzielonego przez członków stowarzyszenia składającemu wniosek o rejestrację stowarzyszenia w rejestrze publicznym.

O czym należy pamiętać po założeniu stowarzyszenia?

Rejestracja stowarzyszenia w rejestrze publicznym to nie koniec obowiązków. Aby stowarzyszenie dobrze funkcjonowało i wszystko było zgodne z prawem, konieczne jest załatwienie jeszcze kilku ważnych spraw.

1/ Rejestracja dla celów podatku dochodowego od osób prawnych

Jeśli organizujesz licencję handlową dla swojego stowarzyszenia w celu prowadzenia dodatkowej działalności gospodarczej, musisz zarejestrować je do celów podatku dochodowego od osób prawnych. Rejestrację należy złożyć w ciągu 15 dni od rejestracji stowarzyszenia w urzędzie skarbowym właściwym dla jego siedziby. Rejestracji można dokonać osobiście lub wygodnie online za pośrednictwem Portalu Administracji Publicznej.

2/ Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Prowadzenie księgowości jest obowiązkowe dla stowarzyszeń, a jej forma zależy od wielkości i zakresu działalności organizacji. Do wyboru są dwie opcje:

Jeśli zdecydujesz się również na prowadzenie dodatkowej działalności gospodarczej, pamiętaj o prowadzeniu oddzielnej dokumentacji działalności charytatywnej i zarobkowej.

3/ Przejrzyste zarządzanie

Każde stowarzyszenie jest prawnie zobowiązane do regularnego publikowania swoich sprawozdań finansowych w formie elektronicznej w zbiorze dokumentów. Jego forma zazwyczaj zależy od złożoności rachunków:

• Stowarzyszenia bez dotacji i z ograniczonym zakresem działalności (niepłacące podatku VAT, których roczny dochód i wartość aktywów nie przekraczają 3 mln CZK), które prowadzą prostą księgowość, mają uproszczone zasady przy sporządzaniu sprawozdań finansowych. W takim przypadku sprawozdanie finansowe zawiera jedynie wykaz aktywów i pasywów oraz podsumowanie przychodów i wydatków.
• Stowarzyszenia z większymi operacjami finansowymi, które prowadzą (podwójne) księgi rachunkowe, sporządzają kompleksowe sprawozdania finansowe. Obejmują one rachunek zysków i strat, bilans i notę, która szczegółowo wyjaśnia każdą pozycję.

4/ Składanie deklaracji podatkowej

Nawet jeśli stowarzyszenie nie działa w celu osiągnięcia zysku, jest ono zobowiązane do regularnego składania zeznania podatkowego. Jednak niektóre dochody z podstawowej działalności non-profit nie podlegają opodatkowaniu pod pewnymi warunkami, podobnie jak dotacje.

Zakładanie stowarzyszenia: z firmą doradczą czy samodzielnie?

Stowarzyszenie można założyć samodzielnie lub powierzyć jego administrację firmie doradczej. Przygotowaliśmy przejrzyste porównanie, abyś mógł zdecydować, która opcja jest dla Ciebie bardziej odpowiednia.