Jaka jest różnica między formalną a faktyczną siedzibą?

Zdrowy rozsądek mówi, że siedziba firmy to po prostu miejsce prowadzenia działalności. Z prawnego punktu widzenia nie jest to takie proste. Prawo rozróżnia formalną i faktyczną siedzibę firmy. Wyjaśnimy różnicę między nimi.

Formalna siedziba

Za zarejestrowaną siedzibę uważa się zazwyczaj adres wpisany do rejestru publicznego (zazwyczaj rejestru handlowego). Zarejestrowana siedziba osoby fizycznej była kiedyś określana jako miejsce prowadzenia działalności, ale tak już nie jest i nazwa ta jest wspólna dla wszystkich firm.

Aby zarejestrować zarejestrowaną siedzibę pod adresem znajdującym się poza stałym miejscem zamieszkania, należy uzyskać uprzednią zgodę właściciela nieruchomości na lokalizację zarejestrowanej siedziby.

Faktyczna siedziba

Rzeczywista siedziba odgrywa ważną rolę, zwłaszcza dla podatników VAT, ponieważ określa, pod który urząd skarbowy podlega Twoja firma. Administracja państwowa może również powoływać się na faktyczną siedzibę przy rozpatrywaniu innych spraw, takich jak podatek dochodowy. Instytucja ta została wprowadzona między innymi w celu uniknięcia przeciążenia organów podatkowych.

Zgodnie z ustawą o VAT, faktyczną siedzibą spółki jest miejsce, w którym podejmowane są najważniejsze decyzje zarządcze lub adres, pod którym odbywa się posiedzenie zarządu spółki. Faktyczną siedzibą osoby fizycznej jest najczęściej miejsce zamieszkania.

Rzeczywiste miejsce zamieszkania opiera się na rozporządzeniu Rady UE, które dotyczy sytuacji, w których spółka ma swoją oficjalną siedzibę w innym kraju niż ten, w którym faktycznie prowadzi działalność. Na przykład, jeśli spółka jest formalnie założona na Malcie, ale całe jej kierownictwo ma biura w Paryżu, to w rzeczywistości jest to spółka francuska.

Dyrekcja Generalna ds. Podatków wymaga, aby spółkę można było namierzyć i skontaktować się z nią pod adresem jej rzeczywistej siedziby. Przedsiębiorca musi również zezwolić na audyt podatkowy w tym miejscu, w tym na dostęp do dokumentacji.

Często zdarza się, że rzeczywista siedziba spółki znajduje się w innym miejscu niż oficjalna. W takim przypadku wystarczy zgłosić do urzędu skarbowego adres faktycznej siedziby. Informacja ta jest zwykle podawana np. przy rejestracji do VAT.

Siedziba

Oprócz siedziby, prawo wymienia również termin "lokal użytkowy", czyli "lokal, w którym prowadzona jest działalnośćgospodarcza". Oznacza to sklep, warsztat itp. - teoretycznie automat vendingowy również może być lokalem.

Chociaż istnieje tylko jedna oficjalna zarejestrowana siedziba, firma może mieć kilka lokali (lokale mogą znajdować się pod tym samym adresem, co zarejestrowana siedziba). Firma może nawet w ogóle nie mieć oficjalnego miejsca prowadzenia działalności.

Otwarcie i zamknięcie placówki biznesowej musi zostać zgłoszone do Trade Licensing Office.

Należy w widoczny sposób oznaczyć zakład z zewnątrz nazwą firmy, imieniem i nazwiskiem lub imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy + jego numerem identyfikacyjnym (patrz §17 ustawy o licencjonowaniu handlu). W przypadku oznakowania zakładu mobilnego lub automatu vendingowego należy również podać adres siedziby.

Każda placówka (z wyjątkiem automatów vendingowych) musi mieć również wyznaczoną osobę odpowiedzialną za przestrzeganie przepisów w danej lokalizacji. Należy również podać jej imię i nazwisko na etykiecie placówki.

Jeśli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi w placówce, powinieneś również dodać informacje o godzinach otwarcia (nie dotyczy placówek mobilnych i automatów sprzedających). Ponadto obiekty noclegowe muszą wskazywać swoją kategorię i klasę.

A co z wirtualnymi rezydencjami?

Dzięki wirtualnej siedzibie od nas możesz łatwo spełnić wymogi prawne. Automatycznie uzyskasz zgodę właściciela nieruchomości na lokalizację siedziby pod wybranym adresem, a my przejmiemy również za Ciebie korespondencję pod tym adresem.

Jeśli jesteś płatnikiem VAT, musisz jedynie zgłosić do urzędu skarbowego adres, pod którym faktycznie spotyka się Twój zarząd.

Rozważasz wirtualną siedzibę dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami za pośrednictwem formularza lub zamów siedzibę online.