Jak zarządzać finansami w biznesie: główne wskaźniki i zalety raportowania

Każdy przedsiębiorca na początku działalności koncentruje się na swoim produkcie – jak go wypromować, a przede wszystkim sprzedać. To właśnie tutaj powstaje wzrost i wartość firmy. Kiedy wszystko idzie dobrze, pieniądze płyną, a wszystko działa bez problemów. Czasami jednak sam wzrost nie wystarcza. Biznes prosperuje, ale na koncie brakuje gotówki lub firma jest na minusie. I właśnie w tym momencie najbardziej widoczne staje się znaczenie zarządzania finansami firmy.

Czym jest zarządzanie finansami firmy?

Zarządzanie finansami to nie tylko nadzorowanie księgowości lub sprawdzanie, czy faktury zostały opłacone. Jego podstawą jest aktywna praca z liczbami, które pomagają zrozumieć, skąd pochodzą pieniądze w firmie, dokąd trafiają i jak powstaje zysk.

Dzięki tym informacjom można podejmować konkretne decyzje w oparciu o dane, a nie polegać na intuicji. Dobrze skonfigurowane zarządzanie finansami powinno wykrywać problemy, zanim staną się one krytyczne. Niezależnie od tego, czy firma zamierza zainwestować w nowy projekt, zwiększyć moce produkcyjne czy obniżyć koszty – zawsze należy rozpocząć od omówienia danych finansowych.

Zastanawiasz się, kiedy warto rozpocząć zarządzanie finansami firmy? Odpowiedź jest prosta – najlepiej od momentu założenia firmy. A jeśli to niemożliwe, to jak najszybciej.

Ogólnie uważa się, że warto zająć się zarządzaniem finansami:

• przy obrotach około 2 mln CZK
• przy zatrudnieniu pierwszych pracowników
• przy wzroście oferty produktów lub usług
• przy planowaniu większych inwestycji.

Jakie są podstawowe elementy zarządzania finansami?

Zarządzanie finansami firmy opiera się na kilku filarach:

1/ Przepływy pieniężne

Przepływy pieniężne pokazują, jak pieniądze krążą w firmie. Nawet jeśli firma dobrze prosperuje i przynosi zyski, może mieć problemy z regulowaniem swoich zobowiązań. Brak gotówki często powoduje kłopoty, zanim zdążysz się zorientować.

Dlatego należy zwracać uwagę na kilka ważnych kwestii:

• Jak długo trwa, zanim klienci dokonają płatności?
• Czy masz wystarczające środki na pokrycie zobowiązań, których termin płatności zbliża się?
• Czy nie masz zbyt wielu środków finansowych zamrożonych w zapasach lub należnościach?

Może się bowiem zdarzyć, że kupisz więcej zapasów niż zwykle lub zawrzesz umowy na pół roku do przodu, ale Twoi klienci będą się spóźniać z płatnościami – i pojawi się problem.

2/ Budżety i planowanie finansowe

Budżet jest narzędziem, które pozwala planować finanse, zapobiegać problemom i zarządzać firmą z większą pewnością.

Dzięki budżetowi dowiesz się:

• ile pieniędzy możesz zainwestować,
• gdzie można zaoszczędzić,
• czy firma rozwija się zgodnie z planem.

Podczas tworzenia budżetu postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

3/ Monitorowanie kluczowych wskaźników

Jeśli chcesz zarządzać firmą w oparciu o dane, musisz wiedzieć, które z nich są dla Ciebie naprawdę ważne. Ustal swoje KPI (z angielskiego Key Performance Indicators = kluczowe wskaźniki wydajności) – pomagają one ocenić wydajność i kondycję Twojej firmy.

Nie ma jednej uniwersalnej listy wskaźników do monitorowania. Będą się one różnić w zależności od wielkości firmy lub rodzaju działalności. Do typowych wskaźników należą jednak:

• marża – różnica między przychodami a kosztami towarów lub usług, wyrażana w procentach,
• EBITDA – zysk przed odsetkami, podatkami, odpisami i amortyzacją,
• rentowność sprzedaży (ROS) – zysk podzielony przez przychody, pokazuje procent przychodów, które firma zamienia na zysk,
• bieżąca płynność – porównanie aktywów obrotowych (majątek krótkoterminowy) i zobowiązań krótkoterminowych,
• okres obrotu należnościami / zobowiązaniami – opisuje średni czas w danym okresie, w którym należności i zobowiązania zamieniają się w gotówkę.

Nie zapomnij o regularnej aktualizacji poszczególnych wskaźników.

• W przypadku marży i EBITDA zaleca się comiesięczną ocenę i ewentualną korektę prognozy.
• ROS jest zazwyczaj aktualizowany co kwartał, ale zależy to od wielkości firmy – w przypadku większych firm wystarczy dłuższy horyzont czasowy.
• Płynność bieżąca jest podstawowym wskaźnikiem przepływów pieniężnych, dlatego w przypadku mniejszych firm i spółek o zmiennych wynikach warto ją monitorować nawet co tydzień. Stabilne i większe firmy robią to zazwyczaj co miesiąc.
• Podobnie jest w przypadku okresu obrotu należnościami lub długami, który ocenia się co tydzień lub co miesiąc.

Jaką rolę odgrywa sprawozdawczość finansowa?

Jakość zarządzania finansami firmy zależy od jakości dostępnych danych i ogólnego kontekstu. Jednak śledzenie wszystkich niezbędnych informacji na bieżąco i w przejrzystej formie bywa skomplikowane.

Ręczne prowadzenie tabel w programie Excel może wystarczyć mniejszym firmom, ale w większych przedsiębiorstwach nie sprawdza się już dzisiaj. Jeśli w swoim „arkuszu” masz dziesiątki stron, tysiące wierszy danych, a program Excel ładuje się długo, być może warto pomyśleć o zmianie.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na automatyczne raporty finansowe, które samodzielnie pobierają dane z różnych źródeł. Głównym źródłem jest zazwyczaj system księgowy połączony na przykład z narzędziem analitycznym Power BI. W nim można tworzyć interaktywne przeglądy, które dostarczają informacji na temat rozwoju sprzedaży, struktury kosztów lub analizują rentowność poszczególnych projektów.

Wszystko jest przejrzyście wizualizowane zgodnie z potrzebami i ustawieniami raportów. W ciągu kilku minut można sprawdzić, gdzie firma odnosi sukcesy, a gdzie jest miejsce na poprawę. Dużą zaletą jest również to, że dane są dostępne interaktywnie online w dowolnym momencie.

Przykład: Jak może wyglądać Twój raport finansowy w Power BI

Pomożemy w księgowości, a raportowanie dodamy jako bonus

Nasi klienci mogą obecnie korzystać z automatycznych raportów z danych księgowych w programie Pohoda połączonym z Power BI, które dostarczają aktualnych statystyk i umożliwiają monitorowanie wyżej wymienionych wskaźników. Jeśli interesuje Cię, w jaki sposób takie raporty mogą pomóc Twojej firmie, chętnie porozmawiamy o tym z Tobą.

A jeśli nie jesteś jeszcze naszym klientem, zastanów się, czy chcesz skorzystać z porad profesjonalistów w zakresie prowadzenia księgowości. Raporty z Power BI mogą być miłym bonusem. Skontaktuj się z nami za pomocą poniższego formularza i zapewnij sobie regularne raportowanie, które pozwoli Ci poprawić jakość zarządzania firmą.